L’avvio dell’anno scolastico 2026/27 segna una svolta importante nell’organizzazione delle attività collegiali delle istituzioni scolastiche. Con la Nota MIM prot. AOODPIT n. 3803 del 30 giugno 2026, che recepisce gli esiti del confronto conclusosi il 24 giugno tra Ministero dell’Istruzione e del Merito e organizzazioni sindacali, vengono finalmente definiti i criteri per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali con carattere deliberativo, dando piena attuazione all’articolo 44, comma 6, del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021.
Si tratta di un passaggio atteso da tempo dal personale scolastico e dalle stesse istituzioni scolastiche. Dopo l’esperienza maturata durante il periodo pandemico, infatti, molte scuole avevano continuato a utilizzare strumenti digitali per riunioni e incontri organizzativi, ma mancava un quadro normativo uniforme che consentisse di svolgere online attività con valore deliberativo, garantendo al tempo stesso certezza giuridica, sicurezza delle procedure e tutela dei diritti dei partecipanti.
L’accordo raggiunto tra il Ministero e le organizzazioni sindacali colma questa lacuna e introduce una disciplina organica destinata a incidere profondamente sull’organizzazione del lavoro nelle scuole.
Cosa sono gli organi collegiali a distanza
Per organi collegiali a distanza si intendono le riunioni degli organismi previsti dal sistema scolastico che si svolgono mediante piattaforme digitali, consentendo ai partecipanti di collegarsi da remoto.
La nuova disciplina riguarda in particolare:
- Collegi dei docenti;
- Consigli di classe;
- Consigli di interclasse;
- Consigli di intersezione;
- Gruppi di Lavoro Operativo per l’Inclusione (GLO);
- articolazioni e commissioni degli organi collegiali.
La novità più rilevante è che tali riunioni possono ora assumere anche carattere deliberativo, purché siano rispettate le condizioni previste dalla normativa e dall’allegato tecnico ministeriale.
Nessun automatismo: serve la modifica del Regolamento d’Istituto
Uno degli aspetti fondamentali chiariti dalla Nota ministeriale riguarda la necessità di aggiornare preventivamente il Regolamento d’Istituto.
Le attività collegiali deliberative a distanza non possono essere introdotte attraverso una semplice circolare del dirigente scolastico o mediante una disposizione organizzativa interna. La modalità telematica deve essere espressamente prevista e disciplinata dal Regolamento d’Istituto, approvato dal Consiglio d’Istituto.
Molti regolamenti adottati durante l’emergenza sanitaria risultano oggi insufficienti, perché spesso si limitavano a consentire genericamente l’utilizzo delle videoconferenze senza disciplinare aspetti essenziali come:
- identificazione dei partecipanti;
- validità delle votazioni;
- gestione del voto segreto;
- conservazione degli atti digitali;
- trattamento dei dati personali;
- gestione delle disconnessioni e dei malfunzionamenti.
Per questo motivo il Ministero invita le scuole a procedere a una revisione puntuale dei regolamenti prima dell’avvio delle attività deliberative online.
Le garanzie richieste per le riunioni online
L’accordo MIM-OO.SS. e il relativo Allegato Tecnico pongono al centro il principio della piena equiparazione tra sedute in presenza e sedute a distanza.
Perché una riunione online possa produrre deliberazioni valide, devono essere garantiti:
- identificazione certa dei partecipanti;
- univocità dell’accesso;
- personalità del voto;
- trasparenza delle procedure;
- verificabilità delle operazioni;
- sicurezza informatica;
- protezione dei dati personali.
L’obiettivo è evitare che la modalità telematica possa compromettere la legittimità delle deliberazioni o esporre le scuole a contestazioni.
Come devono essere convocati gli organi collegiali
Il regolamento deve prevedere procedure precise per la convocazione delle sedute a distanza.
Ogni convocazione dovrà indicare:
- modalità di svolgimento;
- piattaforma utilizzata;
- link o istruzioni per l’accesso;
- ordine del giorno;
- orario della seduta;
- modalità di consultazione preventiva dei documenti.
La chiarezza della convocazione assume un ruolo decisivo, poiché costituisce il primo elemento per garantire la regolarità della seduta.
Identificazione dei partecipanti e gestione degli accessi
Uno dei punti più delicati riguarda l’identificazione dei componenti dell’organo collegiale.
Secondo le indicazioni ministeriali, ogni partecipante deve accedere utilizzando credenziali personali e non condivise, in conformità ai principi del Codice dell’Amministrazione Digitale. Il regolamento deve inoltre stabilire come vengono verificati gli accessi, come vengono registrate le presenze e come vengono distinti i ruoli di presidente, segretario e componenti dell’organo.
La semplice partecipazione tramite link aperto o account generici non appare più sufficiente a garantire i requisiti richiesti.
Il nodo centrale: il voto online
Il tema del voto rappresenta il cuore della nuova disciplina.
Per il voto palese, il sistema utilizzato deve consentire:
- un solo voto per ciascun avente diritto;
- associazione certa tra votante e voto espresso;
- tracciabilità delle operazioni;
- esportazione dei risultati per la verbalizzazione.
Molto più rigorose sono invece le prescrizioni per il voto segreto.
L’Allegato Tecnico stabilisce che l’identità del votante e la scelta espressa devono essere separate strutturalmente, con anonimato dimostrabile e non reversibile, non accessibile né al presidente della seduta né agli amministratori del sistema.
Si tratta di una condizione che molte piattaforme di videoconferenza non sono in grado di garantire. In assenza di strumenti conformi, le deliberazioni che richiedono voto segreto (abbastanza rara in un collegio docenti) dovranno essere rinviate a una seduta in presenza.
Disconnessioni e problemi tecnici
Il regolamento deve disciplinare anche le situazioni di emergenza tecnica.
Occorre stabilire preventivamente:
- come gestire la perdita di connessione di un partecipante;
- quando verificare nuovamente il quorum;
- in quali casi sospendere la seduta;
- come procedere in caso di interruzione durante una votazione.
L’assenza di regole chiare su questi aspetti è indicata dal Ministero come una delle principali fonti di possibili contestazioni.
Verbali digitali e conservazione degli atti
Le sedute online richiedono una gestione documentale coerente con le Linee guida AgID.
Il verbale deve riportare:
- modalità di svolgimento della seduta;
- elenco dei presenti;
- verifiche di identità effettuate;
- esiti delle votazioni;
- strumenti utilizzati;
- eventuali interruzioni e malfunzionamenti.
I verbali devono essere documenti informatici immodificabili, completi di metadati e conservati secondo le regole della conservazione digitale. La firma digitale del presidente e del segretario rappresenta la soluzione più lineare e conforme ai requisiti richiesti.
Privacy e protezione dei dati
L’Allegato Tecnico dedica particolare attenzione alla sicurezza e alla tutela dei dati personali.
Le scuole devono verificare:
- localizzazione dei dati;
- misure di cifratura;
- gestione degli accessi;
- registrazione dei log;
- sistemi di backup;
- eventuale nomina del fornitore come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
Per i sistemi di voto digitale può inoltre rendersi necessaria la realizzazione della Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA).
Chi approva il nuovo regolamento
La competenza ad approvare o modificare il Regolamento d’Istituto resta in capo al Consiglio d’Istituto, ai sensi dell’articolo 10 del D.Lgs. 297/1994.
Il Collegio dei Docenti può esprimere un parere sulle disposizioni che riguardano direttamente l’attività didattica e organizzativa, ma la delibera finale spetta al Consiglio d’Istituto.
Solo dopo la delibera del Consiglio e la pubblicazione del regolamento aggiornato sarà possibile svolgere validamente sedute deliberative a distanza.
Le opportunità e le criticità della nuova disciplina
L’accordo del 24 giugno 2026 rappresenta senza dubbio un’importante innovazione organizzativa.
La possibilità di svolgere a distanza collegi, consigli e altri organismi deliberativi può favorire:
- maggiore partecipazione del personale;
- riduzione dei tempi di spostamento;
- migliore conciliazione tra vita lavorativa e personale;
- utilizzo più efficace delle tecnologie digitali;
- maggiore flessibilità organizzativa delle scuole.
Tuttavia, la nuova disciplina impone alle istituzioni scolastiche un significativo lavoro preparatorio sul piano normativo, organizzativo e tecnologico. Non sarà sufficiente disporre di una piattaforma di videoconferenza: occorrerà verificare attentamente la conformità degli strumenti utilizzati, aggiornare i regolamenti, garantire la sicurezza delle procedure e assicurare la piena validità giuridica delle deliberazioni.
Conclusioni
Con la Nota MIM n. 3803 del 30 giugno 2026 e con l’Accordo sottoscritto il 24 giugno tra Ministero e organizzazioni sindacali, la scuola italiana entra ufficialmente in una nuova fase della collegialità digitale.
La riunione online non rappresenta più una soluzione emergenziale o straordinaria, ma uno strumento ordinario che può essere utilizzato anche per assumere decisioni formalmente valide. Affinché ciò avvenga nel rispetto della normativa, sarà però indispensabile che ogni istituzione scolastica adegui tempestivamente il proprio Regolamento d’Istituto e verifichi la conformità delle piattaforme utilizzate.
La sfida dei prossimi mesi sarà quella di coniugare innovazione tecnologica, partecipazione democratica e certezza giuridica, affinché la digitalizzazione degli organi collegiali diventi una reale opportunità di miglioramento dell’organizzazione scolastica.
Nota MIM prot. AOODPIT n. 3803 del 30 giugno 2026
Accordo MIM-OO.SS. del 24 giugno 2026
